Alleen aan het werk. Hoe op afstand samenwerken met klanten en collega's?

Disclaimer: ik beschreef mijn gedachten over productief werk in de vorige post: Hoe effectief werken in een team op afstand? Spoiler alert: ik ben nog steeds op zoek naar een antwoord. In dit artikel focus ik op concrete tools en oplossingen die ik gebruik in mijn werk als UX-ontwerper. Houd er rekening mee dat het volgende advies in uw situatie mogelijk onvoldoende is.

Het doel: persoonlijk geluk

Hoe gelukkig te zijn? Het klinkt meer als een filosofische vraag. Ik denk dat geluk gaat om begrippen als liefde, respect, gezondheid, ontspanning en geld. Dus qua werk zal ik me concentreren op het maximaliseren van het geldgedeelte, maar niet ten koste van andere geluksfactoren. Ik zal bijvoorbeeld niet beslissen over een hoger salaris, als ik iets vernederends moet doen.

Gelukkig ben ik tevreden met mijn huidige werksituatie en ik wil die op zijn minst behouden. Dat betekent dat mijn werkgever tevreden moet zijn met mijn werk. Hij is wanneer ik inkomsten genereer voor het bedrijf. En dat gebeurt alleen als onze klanten mijn werk positief beoordelen. Op operationeel niveau moet ik de klanttevredenheid maximaliseren.

Ik kan het doen door:

  1. op tijd kwaliteitswerk leveren,
  2. de klant verzekeren, hij kan op mij vertrouwen (dwz ik ben beschikbaar)

Het eerste punt lijkt vanzelfsprekend. De tweede wordt lastiger omdat het verband houdt met het uiterlijk dat ik er voor je ben.

Kenmerkend voor werk

Als UX-ontwerper:

  • app-interfaces ontwerpen,
  • gebruikersstromen ontwerpen,
  • onderzoeksgegevens analyseren,
  • gebruikersonderzoeken uitvoeren,
  • presenteer mijn werk en beheer feedback.

Mijn kenmerk

  • Ik ben een introvert. Praten met andere mensen zuigt mijn energie op. Het betekent dat ik de neiging heb om de meeste vormen van directe communicatie te vermijden. Natuurlijk is het soms onvermijdelijk, zoals bij het presenteren van mijn werk.
  • Ik begrijp hoe bedrijven werken. Ik begon mijn eerste bedrijf op 21-jarige leeftijd (twaalf jaar geleden). Ik ben afgestudeerd aan een economische universiteit. Daarom voer ik soms een bedrijfsanalyse uit en heb ik geen BA nodig om het proces aan mij uit te leggen.
  • Ik werk als een UX-team van één. Meestal ben ik de enige ontwerper in het project, dus ik heb verschillende vaardigheden ontwikkeld: wireframing, GUI-ontwerp, UX-onderzoek (meestal IDI's, webanalyse en deskresearch). Soms maak ik zelfs hele websites vanaf nul (dankzij Webflow zonder code). Dat betekent dat ik samenwerk met stakeholders, developers, business analisten en projectmanagers.
  • Ik organiseer mijn werk zelf. Ik hou niet van de puinhoop, tenzij het de creatieve is. Mijn notities, bestanden en feedback zijn gemakkelijk te volgen en te beheren.
  • Ik haat het om tijd te verspillen en andere onzin. Vruchteloze vergaderingen voelen voor mij als marteling. Daarom ben ik tegen het blindelings volgen van elk agile ritueel, alsof er een heilige checklist zou zijn. Moeten we elke dag deelnemen aan een half uur stand-up? Ik minacht ook besluiteloosheid en organisatorische inertie.

Regels voor effectieve samenwerking

Minder communicatie en focus op werk

  • Ik wijs drie tijdsloten toe wanneer ik alle berichten in massa beantwoord (in het begin, in het midden en aan het einde van een werkdag). Ik wijs bewust geen strikte uren toe omdat ik waarde hecht aan flexibiliteit.
  • Ik bekritiseer openlijk vergaderingen zonder agenda of een duidelijk doel. Na elke teleconferentie die ik heb bijgewoond, eis ik een schriftelijke memo. Zo'n pijn in de kont zijn heeft zijn voordelen - mensen nodigen me alleen uit als ik nodig ben.
  • Ik filter mijn inbox door communicatie te negeren die mij niet rechtstreeks aangaat.
  • Ik geef niemand mijn telefoonnummer tenzij het mijn leidinggevende is of een Key Stakeholder (een klantvertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor de financiële kant van een project, bijv. CEO of Product Owner).
  • Ik weiger om nevenwerkzaamheden te doen. Als ik aan een project werk, focus ik me er alleen op. Als mijn vaardigheden essentieel zijn voor een ander project met een hoog inkomen, dring ik er bij mijn superieuren op aan mijn schema opnieuw in te delen. 60% tijd voor project A en nog eens 40% tijd voor project B. Prima, maar laten we het officieel maken. De enige uitzondering die ik heb gemaakt, zijn projecten waaraan ik onlangs heb deelgenomen en alleen als mijn verloving niet meer dan 1 uur per week bedraagt. Omdat ik de projectdetails ken, kan ik het werk supersnel afmaken.

Waarom is dit goed voor samenwerking?

Dankzij deze praktijken bespaar ik tijd en kan ik meer besteden aan het leveren van kwaliteitswerk (en dat is waar het om gaat, niet als hulplijn).

Open om mijn teamgenoten en collega's te helpen

Het lijkt misschien in tegenspraak met de bovenstaande regel. Het is echter gewoon een natuurlijke toevoeging. Aan de ene kant beperk ik de spam en weiger ik op te treden als klantenservicespecialist voor mijn collega's. Anderzijds communiceer ik wat mijn expertise is en onder welke voorwaarden ik bereid ben te helpen. Het is een kwestie van tijd. Ik kan veel meer tijd aan mijn teamgenoten besteden als ik zie dat ik de kwaliteit van hun werk drastisch kan verbeteren (tot 50% van mijn tijd). Ik adviseer ook graag mensen buiten mijn team, maar alleen als het een paar minuten duurt. Anders wordt het een bijzaak.

Waarom is dit goed voor samenwerking?

Ik ben de enige UX-specialist in mijn bedrijf, dus mijn expertise kan op sommige aspecten een nieuw licht werpen.

Asynchrone presentaties

Het is de geweldige functie en de up-to-date ster in mijn repertoire. Vóór het thuiskantoorarrangement verzamelde ik elke stakeholder in een kamer en presenteerde de wireframes op een groot scherm. Hoewel het voor mij stressvol was, waardeerde ik de efficiëntie ervan. De feedback kwam onmiddellijk.

De huidige situatie elimineert de mogelijkheid van een dergelijke bijeenkomst, maar er zijn online alternatieven, bijvoorbeeld een teleconferentie. Er zijn echter technische problemen met online vergadertools. Sommige tools zijn browsergebaseerd, wat in veel gevallen voldoende is, maar in mijn werk kan ik niet vertrouwen op de slechte weergave van de wireframes. Anderen herkennen de schermresolutie van de presentator, maar moeten een applicatie lokaal installeren (sommige bedrijfsmedewerkers hebben geen beheerdersrechten, dus het is een groot nee). Ik kwam met een andere aanpak: HD-video. Ik neem het scherm op (met audio) waarop ik de wireframes presenteer, en ik leg bepaalde oplossingen en de gebruikersstroom uit. Een video duurt gemiddeld 10 tot 20 minuten, dus het is veel korter dan een gewone vergadering. Bovendien kan elke deelnemer ernaar kijken wanneer hij of zij tijd heeft. Feedback komt als een e-mail (in feite veel e-mails).

Waarom is dit goed voor samenwerking?

  • Meer mensen kunnen meedoen (het enige dat nodig is, is een link naar een video sturen)
  • De feedback is inzichtelijker (stakeholders kunnen er in alle rust over nadenken)
  • Geen stress voor mij (schermopname versus spreken in het openbaar)

Helaas is er ook een keerzijde. Ik ontvang reacties over een lange periode. Het kan tot een week duren, wat de workflow kan verstoren als de acceptatie vereist is om verder te gaan.

Asynchrone stand-up. Van 30 tot 1 minuut per dag.

Het is de professionele tip van mijn vriend. Ik heb geen kans gehad om het te gebruiken, maar ik vond het een geweldig idee. In plaats van de gebruikelijke stand-up die tot 30 minuten kan duren (waargebeurd verhaal), schrijft het team van mijn vriend een beknopte dagelijkse memo (wat heb ik gisteren gedaan, wat zal ik vandaag doen? Maximaal een paar zinnen) asynchroon op een wiki. Zijn team maakt één document per stand-up.

Waarom is dit goed voor samenwerking?

Neem de nadelen van een stand-up weg (te veel tijdverspilling) en laat de voordelen achter (het team wordt geïnformeerd).

Tools voor effectieve samenwerking

Kap voor schermopname op macOS

Ik gebruik Kap om mijn wireframepresentaties op te nemen. Deze tool is krachtig en gratis. Helaas is het alleen beschikbaar voor Mac. Nadat ik het bestand heb gegenereerd, upload ik het naar een videostreamingservice. Ik gebruik YouTube omdat het privé-linkfunctionaliteit biedt.

E-mail voor communicatie

Ik ben ouderwets. E-mail blijft voor mij het belangrijkste communicatiemiddel, omdat:

  • Iedereen heeft een e-mail, dus er is geen toegangsbarrière.
  • U kunt zeer lange berichten schrijven en extra bestanden bijvoegen.
  • Je hebt een volledige geschiedenis (soms zelfs offline).
  • Geavanceerde filters geven je volledige controle over je inbox.

Wiki voor documentatie

Ik waardeer wiki's omdat ze samenwerking in realtime mogelijk maken. Bovendien zijn de online documenten up-to-date in tegenstelling tot Word-documenten die lokaal worden bewaard. Er zijn tientallen wiki's, maar Paper Dropbox is mijn favoriet. Het heeft een overzichtelijke interface en alle functies die ik nodig heb. Als je echter wilt profiteren van online spreadsheets, raad ik Google Drive aan. Beiden zijn gratis.

AirTable voor aanvullende documentatie

AirTable is geen voor de hand liggende oplossing. Met de tool kunt u databases maken in de vorm van tabellen en relaties tussen records. Ik geef er de voorkeur aan terwijl ik bedrijfsanalyses uitvoer. AirTable presteert in dit scenario beter dan Excel of zelfs Google Spreadsheets.

Axure Cloud voor wireframes online

Ik ga met Axure Cloud, zelfs als ik ontwerp in Sketch (ik exporteer alleen tekengebieden in PNG en voeg vervolgens interacties toe). De wireframes van webapplicaties voelen realistischer aan. Ik schakel de opmerkingen in Axure uit omdat ik liever feedback verzamel via e-mail.

Zeplin (of Axure Cloud) voor overdracht van ontwikkelaars

Als ik ontwerp in Sketch, ga ik met Zeplin. Als ik voor Axure kies, blijf ik bij Axure Cloud.

Papieren notitieblok voor takenlijsten

Er zijn uitstekende online tools voor takenlijsten. Ik was blij met Todoist (geweldig voor eenvoudige takenlijsten) en Click-up (geweldig voor complexe projecten). Hoewel ik die tools op prijs stelde, had ik de indruk dat ze me vertraagden. Het gebeurde omdat ik niet kon voorzien welke taken ik op een bepaalde dag zou doen. Ik zou mijn creatieve proces omschrijven als een georganiseerde puinhoop. Overdag verander ik misschien honderden keren van gedachten, dus het bijwerken van een takenlijst zou te tijdrovend zijn. En serieus moet iemand weten dat ik deze lettergrootte heb gewijzigd van 13 px, vervolgens in 12 px en vervolgens 14 px? Papieren notitieblok werkt voor mij het beste.

Instrumenten voor ineffectieve samenwerking (ik haat ze)

Sommige keuzes hier kunnen een schok zijn.

Zoom in voor online vergaderingen en het delen van schermen

Ik voelde me dubbelzinnig om Zoom op deze lijst te zetten. Ik denk dat het een krachtig hulpmiddel is en ik bewonder de technologie erachter. De functie voor het delen van schermen werkt perfect. Als je voor online vergaderingen bent, raad ik Zoom aan. Het probleem is dat ik momenteel tegen hen ben omdat ze te vaak geen resultaat opleveren. Ik hoop dat ik Zoom in de toekomst op de eerste lijst zal plaatsen.

Speling voor chat

Ik wil het uitmaken met jou, Slack. Jij bent het niet. Ik ben het. Ik kan het concept van instant messaging op het werk gewoon niet omzeilen. Chats zijn goed om met vrienden op Facebook te praten. De ironie is dat de naam zelf je alles vertelt. Slack zorgt voor meer ontspanning op het werk.

Word voor documenten

Samenwerken via Review> Wijzigingen bijhouden is een nachtmerrie en moet worden verboden. Verschillende versies van een document lopen uit de hand. Beste woord, bedankt voor de jaren negentig. Ga nu dood.

Telefoon, weet je, om te praten

Ik haat zakelijke telefoontjes om twee redenen:

  • Ze onderbreken mijn diepe werktijd.
  • Ze dwingen me om meteen een beslissing te nemen. Te vaak is het resultaat niet optimaal (althans voor mij). Ik accepteer bijvoorbeeld een onrealistische deadline en ik moet onbetaalde uren inleggen.

Jira voor alles (tenzij je een ontwikkelaar bent)

Ik veracht tools voor het volgen van taken en tijdschattingen. Ik ben me bewust van hun voordelen in de softwarewereld. Ontwikkelaars ontleden grote taken in grotere delen en het complexe probleem wordt vereenvoudigd. Helaas kan ik niet elke ontwerpuitdaging die ik tegenkom verdelen en een takenlijst opstellen. Het is misleidend, want tijdens het ontwerpproces kan ik eerdere beslissingen keer op keer wijzigen. Ik weet dat klanten een aantal deadlines nodig hebben en die geef ik. Ik schat echter voor de mijlpalen, niet voor elke taak. Ik kan je bijvoorbeeld vertellen dat ik deze bestemmingspagina binnen een week ontwerp. Maar ik wil niet ingaan op details als wat ik de eerste dag uur voor uur zal doen.

Ik heb mijn perfecte arrangement laten zien. Wat is van jou?